Einführung von digitalen Prozessen zur Reduzierung von Ressourcen

gefördert durch die Europäische Union - EFRE - Europäischer Fonds für Regionale Entwicklung

Vorhaben: Wir führen ein System zur digitalen Ablage von jeglichen Belegen ein. Dies umfasst nicht nur den Eingang von Belegen, sondern ebenso den Belegausgang so wie Speicherung aller Dokumente im Werkstatt-, Buchhaltungs- und Verkaufsprozessen. Ebenso werden zukünftig alle Signaturen digital erfasst, weshalb der Papieraufwand drastisch reduziert wird.

Ziele: Das Ziel der Einführung der automatischen digitalen Archivierung und des digitalen Dokumentenmanagement liegt in der Zeit- und Aufwandsersparnis. Neben der Kosten- und Aufwandssenkung im Bereich der Archivierung und des Dokumentenmanagement ist ein weiteres Ziel die Einführung des elektronischen Rechnungsversand im Verkaufs- und Werkstattprozess. Durch die Verknüpfung unseres Rechnungslegungsprogramm mit dem Archievierungsprogramm erfolgt die Archivierung automatisch bei Rechnungslegung.

Zusammengefasst liegen die Erwartungen und der Nutzen bei:

• Verkürzung der Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten
• Verbesserung der Arbeitsabläufe
• Verbesserung der Servicequalität
• Verbesserung des Informationsflusses
• Reduktion von Mehrarbeit
• Verringerung der innerbetrieblichen Transportwege und -zeiten
• Erhöhung des Datenschutzes und IT-Sicherheit

Ergebnisse: Das Projekt zur Einführung startet im Oktober und wird im Dezember abgeschlossen. Über die Ergebnisse werden wir hier informieren.